Możliwe, że już za dwa miesiące archiwa urzędów przestaną zapełniać się stosami papierowych teczek. Wszystko dzięki rozporządzeniu MSWiA w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi, które ma wejść w życie 18 maja - podaje Serwis Samorządowy PAP.

E-dokumentacja może pozwolić na odciążenie przepełnionych archiwów, ale jednocześnie będzie generować wyższe koszty przechowywania danych, gdyż archiwum elektroniczne będzie skazane na okresowe modernizacje i stałe wydatki na utrzymanie. Rozporządzenie nie wymusza jednak na urzędach zastępowania dokumentów tradycyjnych elektronicznymi, a jedynie stwarza do tego możliwość.

Na mocy rozporządzenia ewidencjonowaniu w systemie teleinformatycznym będą podlegały e-dokumenty świadczące o wykonywaniu działalności podmiotów, powstające w nich lub napływające do nich, jeżeli odzwierciedlają przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw.

Do ewidencjonowania ma służyć system teleinformatyczny "zapewniający integralność treści dokumentów i meta danych polegającą na zabezpieczeniu przed wprowadzaniem zmian, z wyjątkiem zmian wprowadzanych w ramach ustalonych i udokumentowanych procedur". System będzie stanowił dla dokumentów elektronicznych ewidencjonowanych funkcję archiwum zakładowego lub składnicy akt.

Czas przechowywania e-dokumentów w systemie teleinformatycznym będzie wynosił 10 lat, czyli będzie o 15 lat krótszy niż dla dokumentów papierowych. Po tym czasie będą one przekazywane do archiwów.

Każdy podmiot realizujący załatwianie spraw za pomocą e-dokumentów, będzie musiał opracować i wprowadzić odpowiednie procedury długotrwałego przechowywania takich dokumentów. Procedury te "mają uwzględniać bieżący stan wiedzy i technologii, a także migracji dokumentów na nowe nośniki danych w przypadku zaistnienia takiej potrzeby".